Administratie

Salarisadministratie

Over één ding zijn medewerkers en HR het eens: er mogen geen fouten worden gemaakt als het om salaris en vakantie gaat. De HR-afdeling is hiervoor verantwoordelijk. Zij moet er elke maand voor zorgen dat alle medewerkers een begrijpelijke loonstrook krijgen. Nou, het is niet altijd hetzelfde. Als er een fout binnensluipt, wordt de HR-afdeling verantwoordelijk gehouden en oogstte de woede van collega’s of zelfs het management. Er zijn manieren waarop u als HR-manager ervoor kunt zorgen dat de loonadministratie correct verloopt en u niet elke maand tijd en zenuwen kost.

Wat is salarisadministratie?

Salarisadministratie is een deelgebied van de operationele boekhouding en is verantwoordelijk voor het vastleggen, factureren en boeken van lonen en salarissen. Het gaat dus om de verwerking van lonen en salarissen in een bedrijf. Hieronder vallen ook wettelijke en vrijwillige inhoudingen op lonen en salarissen. De loonadministratie is voor de meeste bedrijven verplicht, omdat de verplichting tot het betalen van loonbelasting automatisch gekoppeld is aan de verplichting tot het bijhouden van de loonlijst.

Het doel van loonadministratie,

  • om het loon of de aanspraak op loon van elke werknemer voor een bepaalde periode te berekenen, in bruto en netto termen
  • het voorbereiden van de loon- of salariskosten en de daarbij behorende sociale lasten voor verdere berekening in de bedrijfsboekhouding

Om de salarisadministratie goed en probleemloos te laten werken, hebben de salarisadministrateurs documenten nodig voor de loonadministratie, inclusief bonuslonen. Denk hierbij aan urenstaten, urenkaarten, loonlijsten en vooral arbeidsovereenkomsten.

Alleen op basis hiervan kunnen de geregistreerde loontijden worden geëvalueerd en berekend aan de hand van de geldende loontarieven (ook wel loonsoorten genoemd). Uit de geëvalueerde loontijden en de geleverde diensten wordt vervolgens voor elke werknemer het brutoloon voor een bepaalde prestatie- en boekhoudperiode berekend. Bij een gedigitaliseerde salarisadministratie hebben medewerkers ieder hun eigen digitale salarisadministratie, een gepersonaliseerd gegevensbestand.